文書管理の重要性
会社や団体が扱う情報管理において、デジタルデータの情報漏洩が大きな事件として報道されることも多くなりました。
そして、マイナンバー制度の施行により1人のマイナンバー情報も最重要な個人情報※となった近年では、デジタルデータだけでなく紙に印刷された書類や文書の管理も重要性が高まってきています。
今後は、書類や文書の保管・管理だけでなく、不要となった書類や文書においても安全な処理を行い、情報漏洩を防ぐことが求められています。
事業所向け機密文書について
機密文書とは、会社や団体が厳重に管理しなければならない書類、秘密の保持が必要な書類です。機密文書には、
会社や団体内の企業秘密に関する文書
取引先から受け取る秘密文書
個人情報を記載した文書
があり、パソコンの中にあるデジタルデータ、文章が印刷された書類どちらにおいても厳重に管理しなければなりません。
特に、セキュリティ意識が高まっているデジタルデータに比べ、紙媒体の書類についてはまだまだ認識が浸透しておらず、マイナンバー制度が施行されて以降、その重要性はさらに高まっています。
（具体的な文書例）
会社や団体内の企業秘密に関する文書
- 経営計画、目標、戦略、事業計画などが記載されている書類（事業計画書類、決算書類など）
- 顧客情報、顧客ニーズなどが記載されている書類（顧客台帳など）
- 営業・契約に関する書類（企画書、見積書、請求書、契約書、FAX用紙など）
- 開発・製造に関する書類（仕様書、設計図など）
- その他（社内システム情報など）
取引先から受け取る秘密文書
- 契約書
- 顧客名簿
- 取引先の製品に関する仕様書・設計図
- 未発表の製品・サービス情報 など
個人情報を記載した文書
- マイナンバーが記載されている書類
- 社員名簿
- 履歴書
- アンケート回答用紙
- 申込書
- 名刺綴り
- 病院のカルテ など
機密文書の保管について
機密文書の漏洩は、パソコンの中にあるデジタルデータの流出をイメージしがちですが、実は、印刷された紙媒体（書類）の状態で流出するケースも数多くあります。
特に、マイナンバー制度の施行以後、漏洩リスクから機密文書の管理・保管の徹底が求められています。
機密文書の保管においては、会社や団体内の事務所などで厳重に保管する方法と、セキュリティ体制がとられている倉庫などへ保管を委託する方法があります。
会社や団体内の事務所などで保管
利用頻度が高い文書の保管に向いており、金庫などセキュリティを厳重にした保管庫に保管。
また機密文書の取り扱いについても社内ルールをつくり、ルールを徹底させ運用することが必要となります。
機密文書専門の倉庫へ保管を委託
利用頻度が低く中長期期間の保管が必要な文書に向いています。
特に、経理、税務、人事、労務、総務、庶務が取り扱う文書の中で法律上、一定保管が定められている文書の保管に最適です。
中長期の保管となりますのでセキュリティ体制はもちろん、文書の量からも機密文書専門の倉庫への保管を委託することで、保管スペースや機密文書管理の負担を軽減することが出来ます。
弊社では、機密文書を取り扱ってきた実績と倉庫業のノウハウを生かした機密文書保管サービスも行っています。
また、機密文書が保管期限を終了した際は、そのまま同じ施設内にて破砕処理までを行う一貫管理を行っています。
機密文書の処理方法について
機密文書の管理において、会社や団体内にある機密文書を関係者が広く認識し、金庫や保管庫などで適切に保管したのち、必要がなくなった段階で廃棄処理を行うことになります。
実は、保管管理している段階と同じように、廃棄処理する段階も機密性や安全性を確保する必要があります。以下に、処理方法をご紹介します。
出張細断サービス
処理を依頼した会社や団体へ赴き、お客様の目の前で文書の細断処理を行います。
出張細断機（トラックなど）を屋外に設置して行うため、目の前で確認できる反面、事前の書類分別（バインダーなど）が必要であり、処理が終わるまで立会い確認が必要となります。
溶解処理サービス
回収業者が回収し製紙メーカー工場へ配送を行い、工場内で溶解選別処理の後、紙の原材料として再利用されます。
分別の必要などはありませんが、処理に複数の企業が関与していることからセキュリティ面に不安が残ります。
専門工場での破砕処理サービス
専門の会社が、書類の回収を行い自社の工場で破砕処理まで行います。1社が回収から処理まで一貫して行うため情報漏洩リスクの観点から高い機密性と安全性を保ち迅速に処理を行うことができます。分別の必要もありません。
弊社では、セキュリティ面や情報漏洩リスクから専門工場による破砕処理サービスを採用しお客様へ提供しております。
メディア破壊（データ抹消）サービス
ハードディスク、DVD、USBメモリーなどデジタルデータを保管したハード自体を物理的に破壊し、情報漏洩を防ぐサービスです。ソフト上でのデータ消去より確実な消去を行え、また、専用のメディア破砕機によりハードディスクであっても3cm以下に粉々に破壊致します。また、必要に応じてメディア破壊証明書発行も行っています。
機密文書チェックリスト
まずは、会社の中にある機密文書をチェックすることから管理は始まります。
以下の書類があるかチェックを行い適切な管理と廃棄処理を行いましょう。
社内の機密文書はいくつ？
について
